De gestionar la academia a mano,
a liderar un centro educativo escalable
¿Qué te está robando tiempo en tu academia?
Cuéntanos el problema y te decimos qué proceso lo resuelve.
Las áreas donde una academia puede funcionar sola
Seis áreas, cada una con un propósito claro. Pasa por encima de cada una para ver de qué va.
Captación de alumnos
Que ninguna consulta de cursos se pierda, sin importar el canal
Cuando alguien busca una academia, compara varias en minutos. Si no le atiendes al instante — por teléfono, WhatsApp, web o Instagram — se va a la academia de al lado. Convertimos cada canal en una entrada limpia al proceso de matriculación, con cualificación previa para que llegue ya filtrado por objetivo, nivel e interés real.
¿No sabes por dónde
empezar? Te lo decimos nosotros.
Responde 18 preguntas sobre cómo opera tu academia hoy y te enviamos un informe personalizado en PDF con tu nivel de madurez operativa, los módulos donde se está escapando más tiempo y alumnos, y los módulos que recomendamos activar primero.
Sin compromiso, sin tarjeta y sin que nadie llame al día siguiente para venderte nada que no necesites. Si después quieres una conversación, tú la pides.
Auditoría de madurez operativa
Vista previa · El informe completo tiene 7 páginas con módulos prioritarios y hoja de ruta.
Captación de alumnos
Que ninguna consulta de cursos se pierda, sin importar el canal
El primer contacto con un alumno potencial decide si entra o no a tu academia. Si llama fuera de horario o escribe por DM un domingo, no puede esperar al lunes — ya habrá cerrado en otro sitio. Unificamos teléfono, WhatsApp, web e Instagram en un único flujo que cualifica al alumno (objetivo, nivel, modalidad) antes de que llegue a ningún asesor.
Selecciona las que quieres activar en tu negocio
Una voz natural atiende cada llamada — incluso fuera de horario o cuando la secretaría está ocupada — informa sobre cursos, precios y modalidades, y deja la consulta registrada para seguimiento.
Ver ficha completaWhatsApp, formulario web, Instagram DM, llamadas... todo cae en una única bandeja con el origen identificado. Sin duplicados ni consultas perdidas entre plataformas.
Ver ficha completaUn asistente que conoce toda la oferta formativa: cursos, precios, horarios, modalidades presencial/online, requisitos de nivel y forma de inscripción. Responde al instante y deriva a matrícula cuando hay intención real.
Ver ficha completaAntes de pasar al proceso de matrícula, el sistema pregunta objetivo de aprendizaje, nivel actual, modalidad preferida y disponibilidad horaria. El asesor llega preparado, sin empezar desde cero.
Ver ficha completa
Matriculación y onboarding del alumno
Menos papeleo, más alumnos activos desde el primer día
Cada matriculación implica papeleo, gestión de cobros, envío de materiales y explicación de normas. Hacerlo a mano para decenas de alumnos cada trimestre agota al equipo administrativo. Automatizamos el flujo completo: el alumno firma en digital, paga o fracciona, y recibe el welcome pack al instante — sin que nadie tenga que tocarlo.
Selecciona las que quieres activar en tu negocio
El alumno firma el contrato en digital, aporta documentación vía foto y queda matriculado en el sistema sin pasar por la academia ni rellenar formularios en papel.
Ver ficha completaEl mismo día que se matricula, el alumno recibe acceso a la plataforma, materiales del curso, normas de la academia, contacto del profesor y calendario de las primeras sesiones — sin que nadie tenga que enviarlo manualmente.
Ver ficha completaEl alumno elige cuántas cuotas pagar, el sistema genera el calendario de cobros y envía recordatorios automáticos antes de cada vencimiento. Los impagos se escalan sin intervención manual.
Ver ficha completaCuando el alumno completa la inscripción o la prueba de nivel, el sistema lo asigna al grupo correcto, le envía horario y documentación de bienvenida, y avisa al profesor. Sin intervención del equipo administrativo.
Ver ficha completa
Comunicación con padres y alumnos
Más información, menos llamadas entrantes a la academia
La comunicación manual con padres y alumnos consume tiempo que el equipo no tiene. Avisar de faltas, recordar exámenes, confirmar cambios de horario y felicitar en fechas importantes — todo eso se puede automatizar sin perder el tono humano. El resultado es menos ruido en la academia y familias mejor informadas.
Selecciona las que quieres activar en tu negocio
Cuando un alumno falta a clase, el sistema avisa automáticamente a los padres o tutores por WhatsApp o email, con el motivo si se conoce. Sin que el profesor tenga que llamar ni el coordinador gestionar la comunicación.
Ver ficha completaAntes de cada examen, cambio de horario o evento especial, el sistema avisa a los alumnos y padres con la antelación correcta. Sin carteles en el tablón ni mensajes de grupo caóticos.
Ver ficha completaDespués de cada sesión o bloque de clases, los alumnos reciben una encuesta breve de satisfacción. El coordinador ve las tendencias en tiempo real y puede actuar antes de que el problema escale.
Ver ficha completaFelicitaciones de cumpleaños para alumnos y padres, y mensajes de celebración al finalizar un curso o superar un nivel. Pequeños gestos automatizados que refuerzan el vínculo con la academia.
Ver ficha completa
Retención y reactivación
Alumnos que renuevan su matrícula sin que tengas que perseguirlos
La retención es el activo real de una academia. Captar un alumno cuesta cinco veces más que retener uno. Pero la mayoría de academias no tienen sistema para detectar quién está a punto de irse, ni para recuperar a exalumnos que dejaron el curso. Construimos un sistema de retención que actúa antes de la baja y un programa de referidos que trae alumnos nuevos sin publicidad pagada.
Selecciona las que quieres activar en tu negocio
El sistema detecta patrones de riesgo: ausencias repetidas, caída en el uso de la plataforma o falta de renovación cercana. Antes de que el alumno pida la baja, el coordinador recibe una alerta para actuar.
Ver ficha completaSi un exalumno lleva más de un curso sin matricularse, el sistema le envía un mensaje personalizado con un motivo concreto para volver — no una newsletter masiva — en el momento del año en que hay más probabilidad de reenganche.
Ver ficha completaLos alumnos satisfechos reciben un enlace de referido único. Cuando traen a un amigo, el sistema lo rastrea, aplica el descuento acordado y notifica al coordinador — sin gestionar cupones a mano.
Ver ficha completa
Administración y finanzas
Cobros, gastos y cierre de mes sin perder horas en papeles
Una academia mediana gasta el equivalente a media jornada semanal en administración financiera: recordar pagos pendientes, registrar gastos de material, conciliar cobros. Automatizamos la cadena entera para que la dirección tenga visibilidad sin esperar a cuadrar Excel y el equipo deje de perseguir impagos a mano.
Selecciona las que quieres activar en tu negocio
El sistema envía recordatorios escalonados antes del vencimiento y después, sin que el equipo tenga que perseguir a ningún alumno. Los impagos se escalan solo cuando el recordatorio no funciona.
Ver ficha completaFoto al ticket o reenvío de factura por email — el sistema extrae proveedor, importe, IVA y categoría (material didáctico, equipamiento, servicios), lo registra y archiva el justificante.
Ver ficha completaCada mañana llega un parte con cifras del día anterior: alumnos activos, cuotas cobradas, faltas registradas, nuevas consultas recibidas. Si tienes varias sedes, vista consolidada del grupo.
Ver ficha completa
Gestión del profesorado
Menos caos de turnos, sustituciones sin llamadas urgentes
La rotación de profesores en academias es habitual y los grupos de WhatsApp del equipo son ingobernables. Cuando alguien se pone enfermo, el coordinador pasa horas buscando sustituto. Automatizamos el envío individual de horarios con confirmación, las sustituciones según disponibilidad y el onboarding para que el profesor nuevo arranque operativo desde el primer minuto.
Selecciona las que quieres activar en tu negocio
Cada profesor recibe su horario semanal individualizado por WhatsApp, con confirmación de lectura. Los cambios se notifican solo a quien afecta — fin del grupo de WhatsApp caótico.
Ver ficha completaCuando se incorpora un profesor nuevo, recibe automáticamente documentos del centro, protocolo de clases, acceso a plataforma, listado de alumnos asignados y guía de primeras semanas. Operativo desde el primer día.
Ver ficha completaSi un profesor no puede dar clase, el sistema propone sustitutos según nivel de enseñanza, disponibilidad horaria y alumnos asignados, gestiona el aviso al equipo y notifica a los alumnos afectados.
Ver ficha completa¿Listo para escalar
tu academia?
Solicita una propuesta personalizada con los módulos que te interesan, el orden recomendado de implementación y el coste de cada fase.